Dokumente: Fotografieren statt scannen

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Wer hat heute noch einen Scanner? Wenn überhaupt einen Scanner als Kombigerät aus Fax-Drucker-Scanner. Aber auch wenn man so etwas besitzt – oder den im Office nutzen darf – kommt es doch hier und da mal vor, dass man etwas spontan „scannen“ will. Sei es ein Preisschild/Etikett als Erinnerung oder ein Busfahrplan an der Bushaltestelle im Urlaub. Durch diesen Artikel lernst Du, wie Du mit einem Smartphone oder jeder anderen Kamera dieses ohne einen Flachbettscanner erreichen kannst.

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Apps

Ja, es gibt viele Apps die diesen Scan sehr luxuriös und mit vielen Extras erledigen. So ist häufig OCR dabei (Optical Character Recognition – Texterkennung) und der automatische Beschnitt. Es gibt sogar spezialisierte Visitenkartenscanner, die das Erfasste direkt in die Kontaktdatenbank importieren.

Diese Apps kosten jedoch Geld und die Benutzung muss erlernt werden. Nach einem halben Jahr Nicht-Benutzung ist das Interface umgestaltet oder die ein oder andere Funktion ist nach einem Update als In-App-Kauf erst wieder teuer zu bezahlen. Für Vielnutzer lohnt sich so ein Programm sicher, für den vereinzelten Scan der Getränkekarte im Urlaub oder das Schild mit den Öffnungszeiten des Arztes sicher nicht.

Qualität?

Um es vorwegzunehmen: Mit einem dezidierten Scanner kann eine Kamera nicht konkurrieren. Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein Scanner hat eine irrsinnige Auflösung (bezogen auf den bestmöglichen Scan von Dokumenten) und die beiliegende Software kennt alle Tricks, um Dokumente les- und archivierbar zu machen.

Es gibt natürlich spezielle Systeme und Aufbauten, um mit D-SLR Kameras mit sehr guter Auflösung sehr akkurat zu scannen. Hier werden auch Farben und Dimensionen exakt eingemessen. Spezielles Licht sorgt für replizierbare Farberfassung. Und einige Systeme scannen ein Buch in wenigen Minuten – inklusive des nötigen Blätterns der einzelnen Seiten. Ein Algorithmus kann sogar die Rundungen der umgeklappten Seiten eines Buches entzerren.

Diese Systeme werden häufig in Museen und Archiven eingesetzt. Auch Google will hiermit jedes Buch erfassen, das es auf der Welt gibt.

Die Notwendigkeit der „Qualität“

Aber ist dies überhaupt immer notwendig? In diesem Artikel dreht es sich nicht um die für die digitale Archivierung notwendigen Schritte, sondern um die schnelle Erfassung eines Dokumentes. Das Fotografierte soll vor allem lesbar sein und später nicht allzu viel Speicherplatz belegen. So kann man sich vielleicht ein „papierloseres“ Büro erschaffen. Mehr nicht.

Qualität beschreibt also in unserem Fall nur die eigentliche Nutzung – die Lesbarkeit. Farben und präzise Dimension stehen hinten an.

Das Foto

Gehen wir erst einmal vom Foto eines Smartphones aus. Denn dies wird am häufigsten der Fall sein. Es ist fast immer griffbereit und liefert schon seit ein paar Jahren beachtliche Qualität – wenn das Licht stimmt!

Die wichtigste Sache bei einem Smartphone ist die Auflösung, ergo die Megapixel. Endlich macht hier ein Mehr an Auflösung auch ein Mehr an Qualität aus. Um ein Din-A4 Blatt mit 8 Punktschrift vernünftig lesen zu können, benötigst Du schon mindestens 6 Megapixel oder umgerechnet ungefähr 3000px * 2000px. Aber viele Schriften sind kleiner und so hilft jedes bisschen mehr an Auflösung das Dokument in einem Stück lesbar zu haben.

Abstand und Orientierung

Genau wie die Auflösung ist auch der Abstand zum Dokument enorm relevant. Du solltest daher immer so nah ans Objekt der Begierde gehen, wie es geht. Smartphones haben meist einen sehr geringen Minimalabstand – eine Art Super-Macro-Funktion – und sind daher beim Herangehen und Fokussieren problemlos. Echte Kameras haben je nach Optik hier das Nachsehen. Hier geht es per se oft nicht sensorfüllend zu fotografieren. Dafür haben „richtige“ Kameras meist einen Auflösungsvorteil. So gleicht sich das Manko häufig aus.

Natürlich solltest Du Deine Kamera oder Dein Smartphone entsprechend dem Dokument drehen. Ein im Hochformat gescanntes/fotografiertes DIN-A4 Dokument hat eine 1,41 -fach bessere Auflösung, als es in ein Querformat zu quetschen.

Winkel

Du solltest immer plan zum Dokument fotografieren. Gekippt könnte eine zu geringe Tiefenschärfe durch eine offene Blende zu Unlesbarkeit in Teilen des Fotos kommen. Natürlich kannst Du manuell abblenden, aber meist sind solche Fotos ja eher spontanem Ursprungs und wer ändert da die Blende?

Lieber die Kamera anders ausrichten/positionieren, auch wenn Du Dich dafür kurz hinstellen musst oder das Dokument anders positionierst.

Anschnitt

Wenn es um den puren Text geht, kannst Du ruhig auf den Papierrand des Dokumentes verzichten. Es darf sogar beim Ausschnitt etwas vom Rand des Schreibens fehlen – wenn es um die Erfassung des Inhalts und nicht das Gesamte geht.

Ich würde dennoch, wenn es irgendwie möglich ist, immer alles fotografieren. Also im Sucher oder dem Screen das gesamte Dokument füllend fotografieren.

Bei Briefen sollte das Firmenlogo und der Fuß mit fotografiert werden. Es hilft Dir später gewaltig den Inhalt zu identifizieren. In einer späteren Thumbnailansicht (Miniaturansicht) erkennst Du zum Beispiel Rechnungen der Telekom bereits beim flüchtigen Hinsehen.

Mehrteiliges Fotografieren

Wenn die native Auflösung nicht reicht, kannst Du das Dokument in Teilen fotografieren. Nur macht es das ganze natürlich sehr unhandlich. Das Verbinden von mehreren Teilen in einer Bildbearbeitung benötigt zusätzlich einiges an Bildbearbeitungskenntnissen.

Das Licht

Meide zu grelles und hartes Sonnenlicht, obwohl viel Licht das Beste ist. Was bedeutet das? In der hellen Sonne kann es zu Bloomingeffekten (Überstrahlen) kommen. Zusätzlich spiegeln viele Papiersorten (sogenannte gestrichene Papiere) sehr stark. Dadurch kann die Kameralogik nicht exakt die benötigte Belichtungszeit berechnen und es bricht dann gern schwarzer Text auf weißem Papier mal weg.

Was ebenso passieren kann ist die Selbstbeschattung. Man dreht und wendet sich dann gerne mal wie eine Prima Ballerina.

Besser ist es das Foto direkt im kompletten Schatten zu machen. Achte aber auch im Schatten auf homogenes Licht. Oft ist eine Wand sehr gut geeignet als Reflektionsfläche, um den vielleicht dunkleren Teil zu erhellen.

Bei Kunstlicht wird es schwieriger. Hier dreht es sich mehr um Deine ruhige Hand und eine weitestgehend homogene Ausleuchtung. Auch wenn Dir Dein Wohnzimmerlicht sehr hell vorkommt, kann es viel zu dunkel sein, um eine Belichtungszeit zu erzielen, die halbwegs handhabbar ist. Selten funktioniert auch ein Strahler oder eine Schreibtischlampe. Das Abstrahlverhalten ist meist punktuell. Dreht man solche Leuchten an die Decke, hat man zwar homogenes Licht, aber auch sehr wenig. Leider verwackelt man in solchen Situationen doch recht schnell.

Bildserie

Bei schlechten Lichtbedingungen helfen oft Bildserien. Denn beim Verwackeln gibt es tatsächlich den sogenannten Umkehrpunkt (theoretisch einen linearen Richtungswechsel). An diesem Punkt wackelt/zittert die Hand „theoretisch“ überhaupt nicht mehr. Man muss diesen Punkt aber auch treffen. Dazu einfach viele Fotos machen, so kannst Du später das Beste auswählen.

Kontrolle

Am wichtigsten ist die Bildkontrolle. Ein Foto, das verwackelt und unscharf ist, hilft Dir später überhaupt nichts. Daher ist es notwendig das Foto kurz aufzurufen und auf den Text zu zoomen. Ist dieser irgendwie lesbar, kann man ihn später mit Tricks knackig scharf bearbeiten.

Fazit

Mit diesen kleinen Regeln kannst Du nun kleine Texte, ganze Briefe, Schilder und Visitenkarten abfotografieren und später nutzen. Auch wenn diese vielleicht nicht ganz optimal von Dir mit einer Kamera oder einem Smartphone „gescannt“ wurden, so sind diese Fotos besser als jede Notiz.